|
|
| Bezpłatny Biuletyn Controllingowy |
|
|
LEKTURA
|
|
WYSZUKIWARKA
KSIĄŻEK
|
PORÓWNYWARKA
|
|
 Wdrożenie systemu EURECA w
mediach elektronicznych
Klient: CANAL+ Cyfrowy Sp. z
o.o.
CANAL+
Cyfrowy Sp. z o.o. to jedna z wiodących spółek na polskim
rynku medialnym, operator platformy cyfrowej CYFRA+, a także nadawca
kanałów telewizyjnych: CANAL+, CANAL+ Film/CANAL+ Film HD,
CANAL+ Sport/CANAL+ Sport HD, CANAL+ Sport2 oraz ale kino!,
ZigZap/Hyper, MiniMini, PLANETE i Kuchnia.tv. Firma umacnia pozycję
lidera na rynku praw telewizyjnych, rozbudowuje bazę abonencką oraz
wprowadza usługi w oparciu o nowe technologie, takie jak DSL, HDTV czy
PVR. Obecnie firma posiada ponad milion abonentów. Do ich
obsługi wykorzystywany jest specjalistyczny system typu CRM/ERP.
Systemem finansowo-księgowym wykorzystywanym w CANAL+ Cyfrowy Sp. z
o.o. jest system produkcji firmy Simple zawierający m.in.
standardowe funkcjonalności, takie jak obsługa należności, zobowiązań
czy płac. To właśnie ten system stał się głównym
źródłem danych dla EUREKI... obok arkuszy kalkulacyjnych
wszystkich docelowych użytkowników nowego systemu.
Zanim pojawiła się EURECA
Dotychczasowe metody uzyskiwania
informacji w procesach budżetowania CANAL+ Cyfrowy Sp. z o.o. (dalej
Cyfra+) nie różniły się zbytnio od praktyki rynkowej.
Pomiędzy działem finansowym a poszczególnymi
komórkami organizacyjnymi uczestniczącymi w planowaniu
krążyły dziesiątki arkuszy kalkulacyjnych. Z roku na rok coraz bardziej
rozbudowane i wymagające coraz więcej pracy nad ich konsolidacją. Z
kolei kierownicy poszczególnych działów,
którzy chcieli mieć dostęp do danych odnośnie wykonań swoich
budżetów, nie mogli samodzielnie korzystać z odpowiedniego
źródła danych, tylko kierować do działu finansowego
zamówienia na opracowanie stosownych raportów. W
dynamicznie rozwijającej się firmie, tego typu organizacja pracy staje
się coraz bardziej nieefektywna, pracownicy tracą zbyt wiele czasu na
zbieranie i przetwarzanie danych natomiast mają tego czasu coraz mniej
na analizę informacji, jakie znajdują się w tych danych. Tego
typu sytuacja nie mogła być dłużej tolerowana i kierownictwo firmy
postanowiło poszukać na rynku rozwiązania, które uwolniłoby
personel Cyfry+ od niepotrzebnych i niewydajnych prac.
„Zmiany jednak nie
mogłyby być wprowadzone nagle i narzucone odgórnie. Przy tak
poważnej operacji, jaką jest wdrożenie systemu wspomagającego
podejmowanie decyzji, do procesu wyboru konkretnego rozwiązania, a
następnie do jego wdrożenia musimy włączyć jego kluczowych
użytkowników” –
mówi Bartosz Szwoch, Zastępca dyrektora finansowego w CANAL+
Cyfrowy Sp. z o.o. „Tylko wówczas, gdy
zaprosimy ich do wspólnej pracy nad ostatecznym celem, jaki
chcemy osiągnąć możemy uniknąć wielu problemów, rozwiać
obawy czy pokonać opór, będący czymś naturalnym i
zrozumiałym przy takich zmianach. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy przez
kilka ostatnich lat zgromadziliśmy sporo doświadczeń i wiedzy,
pozwalających nam ogarniać morze informacji przy użyciu tak prostych
narzędzi jak arkusz kalkulacyjny.” - kontynuuje
Bartosz Szwoch.
Taką właśnie drogę wybrano w Cyfrze+ i zanim rozpoczęto rozmowy z
potencjalnymi dostawcami zakomunikowano docelowym użytkownikom co jest
zamiarem kierownictwa oraz poproszono o zgłaszanie własnych
pomysłów związanych z wyobrażeniami jak taki idealny system
powinien wyglądać. „W naszym przypadku
oporów czy obaw nie było dużo. Wszyscy zdawali sobie sprawę
z niedoskonałości dotychczasowych metod pracy. Wszyscy wiedzieli, że na
rynku są rozwiązania, które pozwalają tego typu
niedoskonałości eliminować. Jednak mimo to chodziło nam o to, aby za
pomocą dyskusji, merytorycznych argumentów
wspólnie przygotować się na pracę, która nas
czekała przy wdrożeniu. Chcieliśmy zdobyć maksimum zaufania i wysoki
poziom zaangażowania w nadchodzące zmiany u członków naszego
zespołu. Dziś, z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że cele te udało
się nam w pełni osiągnąć. Razem wypracowaliśmy wspólną wizję
tego, co system ma nam dać, a już podczas samego wdrożenia, wszyscy
mogli się skupić na istocie projektu a nie np. na likwidowaniu ognisk
oporu w poszczególnych komórkach dotkniętych
wdrożeniem "– wspomina Bartosz Szwoch.
Wybór dostawcy
Po podjęciu ostatecznej decyzji o
zakupie systemu wspierającego budżetowanie i analizy, dokonano wstępnej
oceny oferty rynkowej i do rozmów zaproszono trzy firmy. Po
serii spotkań, na których dostawcy prezentowali swoje
propozycje, wybór padł na firmę Controlling Systems i jej
produkt EURECA. W lutym 2007 roku, zespoły projektowe obu firm
rozpoczęły współpracę: najpierw tradycyjnie dokonano analizy
sytuacji wewnętrznej w Cyfrze+, przygotowano model systemu, i
rozpoczęto właściwą pracę wdrożeniową, w trakcie której
budowano hurtownię danych – niezbędny element nowego
oprogramowania, przygotowywane były m.in. niezbędne dane
źródłowe, w systemie odwzorowano docelowe struktury
budżetowe, szkoleni byli użytkownicy.
Zakres wdrożenia
Zakres funkcjonalny będący przedmiotem
prac wdrożeniowych to m.in. budżetowanie w takich obszarach jak:
koszty, przychody, rachunek wyników, wskaźniki do
budżetowania . Użytkownicy pracują we wszystkich dostępnych trybach,
tj. bezpośrednio na aplikacji, za pośrednictwem przeglądarki www oraz
przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. W tym ostatnim wypadku, są to
zwykle te same arkusze, których używano dotychczas tyle, że
maja one bezpośrednie połączenie z nowym systemem.
Oprócz tego, EURECA pozwala pracownikom Cyfry+ odejść do
niezwykle kłopotliwego i czasochłonnego generowania
raportów. Obecnie, każdy z kierowników
odpowiedzialnych za swój budżet jest bowiem w stanie
samodzielnie tworzyć istotne dla siebie raporty w momencie kiedy ich
potrzebuje. Dzięki EURECE może też na bieżąco porównywać
wykonanie budżetów oraz śledzić wszystkie przypisywane do
swojego działu faktury.
Współpraca z dostawcą
„Podczas rozmów
poprzedzających wdrożenie, konsultanci Controlling Systems szczerze i
rzetelnie informowali nas o ilości pracy, jaka na czeka; dokładnie
nakreślili podział ról i obowiązków. Każdy z
pracowników uczestniczących we wdrożeniu wiedział co go
czeka, ile pracy ma do wykonania. Tego typu podejście jest konieczne i
bardzo cenne z punktu widzenia klienta.” –
mówi Bartosz Szwoch.
„Już w trakcie wdrożenia mieliśmy do czynienia z
dwoma ciekawymi w sumie sytuacjami. Po pierwsze: bardzo wcześnie
okazało się, że używany przez nas plan kont mógłby wyglądać
trochę inaczej. Wówczas moglibyśmy jeszcze lepiej
wykorzystywać Eurekę” – wspomina B.
Szwoch. „Niestety, w tamtym okresie nie mogliśmy
jeszcze skorzystać z propozycji konsultantów Controlling
Systems. Po prostu nie ma sensu zmieniać planu kont w trakcie roku. W
niedalekiej przyszłości z pewnością wykorzystamy podpowiedzi,
których udzielono nam w trakcie wdrożenia Eureki”
– kontynuuje B. Szwoch.
"Druga ciekawa sytuacja to prace,
które dotyczyły naszych sprawozdań finansowych. Ze względu
na format sprawozdań na jakim nam zależało oraz na złożoność naszego
bilansu, konsultanci Controlling Systems musieli wykonać szereg
dodatkowych prac konfiguracyjnych dostosowujących Eurekę do naszych
wymagań, a których nie dało się przewidzieć na początku
rozmów. W trudnym momencie ekipa z Controlling Systems,
stanęła na wysokości zadania i kolejny raz potwierdziła swoje bardzo
wysokie kompetencje. Zresztą nie tylko wiedza merytoryczna i
doświadczenie stały na najwyższym poziomie, także na płaszczyźnie
zwykłych kontaktów międzyludzkich atmosfera była bardzo
dobra i pełna ludzkiego zrozumienia do klienta. W całym okresie, kiedy
mieliśmy kontakt, ani razu nie spotkaliśmy się z sytuacją, w
której nie moglibyśmy liczyć na wsparcie i pomoc. Choć z
pewnością nie raz nasza dociekliwość dawała się we znaki konsultantom
Controlling Systems" – śmieje się B.Szwoch.
Korzyści z wdrożenia
Pozytywne efekty wdrożenia pojawiły się
bardzo wcześnie bo jeszcze... w trakcie implementacji Eureki, podczas
przygotowań budżetu na kolejny rok. Prace na tym budżetem rozpoczęły
się w 3cim kwartale 2007 roku a stan wdrożenia nowego systemu
pozwalał na wykorzystanie tylko niewielkiej części z
zamówionej przez Cyfrę+ funkcjonalności. W tamtym
okresie możliwe było wykorzystanie tylko tych funkcji, które
są przeznaczone do tworzenia budżetów. Jednak już wtedy,
wszyscy użytkownicy zgłaszali znaczną różnicę w komforcie i
jakości pracy.
Dziś można śmiało stwierdzić, iż to kierownicy
poszczególnych działów uczestniczących w
budżetowaniu są największymi beneficjentami wdrożenia EUREKI. Dzięki
niej mają oni bowiem bieżący dostęp do swoich budżetów, mogą
samodzielnie sprawdzać ich wykonanie, śledzić faktury przypisane do ich
działów i co jeszcze raz warto podkreślić: nie będą musieli
prosić kogokolwiek o dostęp do swoich danych. Dzięki temu i oni i dział
finansowy zyskują dodatkowy czas, który może być
wykorzystany nie na przygotowywanie potrzebnych informacji a na
dyskusję o nich.
Co więcej, w ich przypadku samo budżetowanie nie zmieniło się niemal
zupełnie! Dalej używają tych samych arkuszy kalkulacyjnych tyle że...
teraz dane trafiają do systemu EURECA po dosłownie jednym kliknięciu
myszy. Samo akceptowanie budżetów także
nie wymaga zwyczajowego przesyłania arkuszy pomiędzy
poszczególnymi szczeblami
w organizacji. Chcąc sprawdzić na jakim etapie statuowania są dane
budżety,
użytkownicy Eureki mogą wykorzystać np. zwykłą przeglądarkę
WWW.
Studium przypadku wdrożenia systemu do
budżetowania i analiz w firmie CANAL+ Cyfrowy będzie prezentowane
podczas bezpłatnego cyklu seminariów. Spotkania będą
sieodbywać od kwietnia do czerwca 2008. Więcej na ten temat w
Internecie:
http://www.c-systems.pl/seminarium
Informacje o firmie Controlling Systems:
Firma CONTROLLING SYSTEMS Sp. z o.o. specjalizuje się w rozwiązaniach
informatycznych wspomagających zarządzanie efektywnością firmy. Jest
producentem systemu EURECA, który umożliwia tworzenie i
kontrolę wszystkich istotnych zjawisk w przedsiębiorstwie, np.:
budżetów kosztów, sprzedaży, produkcji,
gospodarki magazynowej itp. oraz prowadzenie wielowymiarowych analiz
zarządczych.
Według raportu opracowanego przez redakcję magazynu
“CFO”, Eureca jest wiodącym na rynku polskim
systemem do budżetowania i analiz. Pod względem liczby wdrożeń,
Controlling Systems posiada 27 % udział w rynku czyli niemal dwa razy
więcej niż kolejna firma.
Zobacz raport CFO (4/2007, wydawnictwo IDG) w Monitorze Rachunkowości i
Finansów. Kliknij
tutaj
Opracowane przez Controlling Systems rozwiązanie znalazło zastosowanie
w ponad 50-ciu przedsiębiorstwach z różnych branż. Obecnie
współpracuje z systemami m.in. takich producentów
jak: SAP, ORACLE, QAD, TETA, COMARCH, MICROSOFT, SUNSYSTEMS, EXACT,
EPICOR, SAGE, BPSC, SOFTLAB, SIMPLE. W Polsce, z systemu EURECA
korzystają m.in.: Basell Orlen Polyolefins, CANAL +, Laboratorium
Kosmetyczne Dr Irena Eris SA, Koelner SA, LINK 4 TU SA, ThyssenKrupp
Energostal, Torfarm SA, TVN SA, Toyota Motor Manufacturing Poland i
wielu innych.
Więcej
informacji o firmie: http://www.c-systems.pl/
Chcesz
zobaczyć demo systemu do budżetowania i analiz EURECA?: Zamów
płytę CD! |
